Аутсорсинг: что это такое, зачем его использовать, как учесть и кому он действительно необходим

Аутсорсинг: как его организовывать и что нужно знать менеджеру и руководителю?

Аутсорсинг — популярный метод оптимизировать работу компании, который позволяет решить сразу три задачи:

• снизить расходы на сотрудников;
• улучшить качество работы с увеличением прибыли;
• избежать первичных проблем, возникающих при найме персонала в штат.

Аутсорсинговые компании могут предоставлять другим организациям сотрудников определенных профессий, которых невыгодно держать в основном штате. Зачем набирать сотрудников ради кратковременной задачи, если можно на некоторое время найти команду специалистов, которые могут сделать всё быстро и качественно.

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг (outsourcing ― внешний источник в переводе с английского) — передача части функций, непрофильных операций или бизнес-процессов представителям другой компании на основе договора. Например, когда фирмам невыгодно держать в штате собственную кадровую службу, то они обращаются провайдеру, таким образом, экономя на подборе, оформлении, обучении, замене персонала или к поставщику услуг, передавая ответственность за их качество.

Аутсорсинг появился в США в 1930-х годах во время противостояния Ford и General Motors.

Его идея для России тоже не новая. Причем, еще в СССР существовали тресты столовых — объединения отдельных компаний, которые обеспечивали питание на советских предприятиях.

Виды аутсорсинга

В аутсорсинге выделяют несколько направлений:

Бухгалтерский аутсорсинг — обработка документов бухгалтерского учета и налогообложения, оформления отпусков, больничных, документов отчетности командировочных, услуги сторонних бухгалтеров для составления авансовых отчетов. Именно такие услуги нужны постоянно небольшим компаниям, поскольку у них не так много отчётных документов, чтобы тратить средства на штатного бухгалтера. Это выгодный способ трудовой деятельности, как правило, и для стороннего работника, который одновременно сотрудничает с несколькими компаниями, а его заработок зависит только от навыков и работоспособности.

Производственный аутсорсинг — передача провайдеру одного или нескольких этапов производственной цепочки. Этим видом часто пользуются компании по производству автомобилей, станков, самолётов, которым удобнее заказывать отдельные детали у сторонних организаций. Другой удачный пример аутсорсинга показывает IKEA. Транспортные и производственные полномочия компания практически полностью возложила на сторонних подрядчиков, а сама занимается только розничными продажами через собственную сеть магазинов.

Аутсорсингом производственных процессов пользуются также рекламные агентства, когда им требуются услуги типографии.

ИТ-аутсорсинг — передача обязанности опытному специалисту (программисту, к примеру) сторонней компании для решения IT-задач по поддержке и модернизации структуры, а также разработки программного обеспечения по техническому заданию.

Kodak, например, с 1989 года делегировала ИТ-задачи компании IBM. Их договор самый давний и считается отправной точкой в истории ИТ-аутсорсинга, после которой прочие корпорации стали применять на практике исключительно этот вид взаимодействия с подрядными организациями.

Кадровый аутсорсинг — передается ведение кадрового делопроизводства, учёта трудовых книжек, решения вопросов трудоустройства, оформления массовых приёма или увольнения персонала, администрирования командировок и отпусков, подготовки справок и копий документов всё больше. Сейчас для слаженного рабочего производства организации важно наличие не только профессиональных, но и личностных качеств, поэтому поиск новых сотрудников становится значительно сложнее. Кадровый аутсорс набирает популярность в последние годы, его использование есть не только у компаний, которые хотят сэкономить на штатном HR-специалисте, но и у крупных организаций, которые ищут специалистов для высоких должностей и узких специальностей. Специалист, который переманивает в фирму заказчика редких профессионалов называется хедхантер (с англ. head hunter ― охотник за головами).

Аутсорсинг юридических услуг - передаются решения сложных юридических вопросов сторонним юристам, специализирующимся на определённых проблемах в конкретной области юриспруденции.

Юридический аутсорсинг помогает международной фирме, разобраться в бухгалтерском учёте, налогообложении, компетентности юриста и многих других тонкостях закона по регистрации дочернего предприятия.

Аутсорсинг административных функций — передача полномочий ресепшена, курьерской службы, колл-центра, секретаря, закупки, продажи, маркетинга; Складской аутсорсинг — передаются функции хранения, выдачи и обслуживания товара.

Это не полный список, поскольку компания может передать внешнему провайдеру любые задачи или бизнес-процессы. Чаще всего передают то, что поддерживает работу компании, но не является для неё ключевым.

Оплата аутсорсинга

Расчет оплаты труда для аутсорсера выполняется тремя способами:

• За объем выполненных работ. Сначала устанавливается их объем и сумма денег. По факту получение заработной платы происходит после того, как работа будет сделана.
• Почасовая система оплаты. Обычно, этот способ подходит при найме не связанного с бизнесом человека для небольших задач. Например, нужно начать обслуживать сервер для сайта, но для одного сотрудника в штате задач мало. По сути, половину дня он будет сидеть без дела. Для такой работы можно нанять аутсорсера, который будет выполнять ее и получать зарплату в зависимости от потраченного времени.
• Плата за отработанный период. Точно определить количество времени, которое нужно потратить на выполнение работ можно не всегда. В этом случае изначально устанавливается стоимость часа, а итоговая стоимость оказываемых услуг рассчитывается после выполнения работ – когда станет известно, сколько часов было потрачено на внедрение функционала.

Аутсорсинг информационных технологий (ИТ): мифы работы

При знакомстве покажут квалифицированных разработчиков компании, а потом рабочий процесс будут выполнять новички. Ответственная организация никогда на такое не пойдет, чтобы не переживать за такой исход, в договоре конкретно нужно прописать состав команды и должностные инструкции.

Сторонняя организация будет потакать во всём, из-за чего можно упустить отличные возможности. Настоящий специалист, связанный договорными обязательствами будет всеми силами стараться показать правильный путь действий, потому что для компании-аутсорсера важен лучший результат.

IT-проекты на аутсорсе стоят дорого, так как исполнители тянут время, чтобы работать не торопясь, а получать больше денег. Конечно, непутёвые сотрудники есть везде, однако отслеживать этапы их работы можно, контактируя с исполнителем.

Айтишники часто работают из дома, поэтому могут быть непродуктивными и недостаточно компетентными. На самом деле, место трудовой деятельности не связано с продуктивностью сотрудника. Главное, чтобы было комфортно выполнять задачи. Работников на аутсорсе обязательно выбирает и проверяет профпригодность сторонняя компания, поэтому остается рассчитывать только на добросовестность аутсорсеров.

В чем разница между фрилансом, аутсорсингом и аутстаффингом

Фриланс — это возможность привлечь самостоятельного частного специалиста без оформления в штат компании. Аутстаффинг отличается от фриланса тем, что внештатных рабочих нанимают из состава профильной организации. Отличия между этими формами трудовых отношений заключаются в объеме работы, времени сотрудничества и распределении ответственности. Разовые фрилансеры решают конкретную задачу. Например, дизайнеры за определенный проект получают оплату за оговоренное количество изображений. С такими специалистами заключают соглашение и договор подряда, оказания услуг или авторского заказа.

Между аутсорсингом и аутстаффингом границы менее очевидные, поскольку это долгосрочные отношения. В первом случае оплата по заключенному договору об оказании определенного объема работ. А при аутстаффинге заключается договор о предоставлении штата, поэтому наниматель платит за конкретных лиц под определенное рабочее место в рамках предоставленного договора, в этом случае особенно важно, сколько часов и дней в неделю они будут работать.

Чем аутсорсинг отличается от предоставления труда работников

В этом вопросе передачи непрофильных функций принимают участие две стороны: компания-заказчик и провайдер - аутсорсинговая компания. Первый передает управление бизнес-процессами подрядчику, который несёт полную либо частичную ответственность за результат.

Часто под аутсорсингом персонала подразумевают предоставление труда, но это разные понятия. Предоставление труда — это привлечение заказчиком работников, которые официально трудоустроены в компании-исполнителе. Они работают в интересах, под управлением и под контролем заказчика, но зарплата и другие выплаты им приходят от их официального работодателя - компании-исполнителя, выполняющей функции отдела кадров.

При такой схеме взаимодействия заключают договоры двух типов:

1. между заказчиком и исполнителем гражданско-правовой договор о предоставлении рынка труда;
2. между исполнителем и временными сотрудниками трудовые договоры.

С 2016 года предоставлять труд работников в России внутри страны могут только частные агентства занятости, которые получили аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Помимо того, что сокращаются расходы на неключевые функции, для которых менеджмент фирмы требует время и ресурсы, теперь удается привлекать лучшие кадры и избежать проблем, связанных с наймом.

Аутсорсинг - эта форма рабочих отношений, которая имеет ещё три преимущества:

1. На аутсорсинговой фирме лежит ответственность за рабочие процессы, поэтому компания-заказчик получит результат в любой ситуации, даже если некоторый персонал заболеет или уйдет в отпуск.
2. Уровень непрофильных бизнес процессов у заказываемой фирмы растет, поскольку провайдер имеет большой опыт и лучшие ресурсы: специалисты, софт, оборудование. Не надо тратиться, например, на поддержку мотивации, премии и бонусы.
3. Избавление от социальных обязательств. Штатным сотрудникам нужно оплачивать больничные и отпуска, переводить отчисления в налоговую, пенсионный фонд и фонд медицинского страхования. Когда заказчик пользуется услугами аутсорсинга, то всё это его не касается. Он платит непосредственно за качественную работу и направляет свои силы только на ключевые задачи, не отвлекаясь на второстепенные.

Однако, у аутсорсинга есть некоторые минусы и недостатки:

• Риск столкнуться с недобросовестным провайдером, который делает ошибки и может задерживать зарплаты, что сказывается на качестве их работы. В отсутствие конкурентов аутсорсер возможно будет снижать эффективность услуг.
• Угроза разглашения конфиденциальной информации индивидуальных предпринимателей (ИП), поскольку они передают третьему лицу персональные сведения. Этого можно избежать, включив в договор соответствующие пункты.
• Риск утечки корпоративной информации. Чтобы избежать утечки данных корпорации, всегда прописывайте пункт о неразглашении информации в договоре с исполнителем. Так легче получить компенсацию в суде.

Какие компании пользуются аутсорсингом и для чего

Компании различного масштаба могут быть заказчиком аутсорса, к которому обращаются, чтобы:

• сфокусироваться на основном направлении бизнеса;
• увеличить производительность бизнеса;
• повысить качество сервиса;
• получить профессиональную первичную помощь партнеров.

Бывает, что в малом и среднем бизнесе аутсорсинг чаще всего используют для небольших бизнес процессов. Например, иногда выгоднее передать компании-аутсорсерам наем, который влечет затраты на подбор, оформление и его дальнейшее обучение.

Крупные производственные предприятия обращаются в аутсорсинговое агенство для подбора, обучения, повышения квалификации, администрирования, замены на период отпусков и контроля персонала в службу ресепшн, техническую поддержку и секретариат.

Какие функции можно, а какие нельзя передавать на аутсорс?

Для реализации на аутсорсинг можно передать любой функционал, программы и предложения: PR, маркетинг, информационные технологии, HR, дизайн бухгалтерия, клининг, реклама, поддержка клиентов, обеспечение безопасности и питания. Главное — чтобы компания-аутсорсер профессионально выполняла свои полномочия. Не рекомендуется передавать ключевые бизнес процессы или уникальные возможности организации. Например, если компания выпекает пироги по собственным рецептам, то достаточно нанять подрядчиков для доставки продукции и развития клиентской базы, но передавать аутсорсерам разработку интересной рецептуры на продукты и их изготовление не стоит.

Как работает аутсорсинг

Организация аутсорсинга включает два основных этапа.

1. Подготовка договора и передача бизнес-процессов аутсорсеру. Заказчик должен скорее заранее выбрать, что необходимо передать, чтобы получить высокий результат в нужные сроки. Затем заказчику придется составить план или техническое задание, в котором наиболее подробно и четко необходимо указать весь порядок процесса, в том числе требования качества и допустимые отклонения. Это необходимо, чтобы между владельцем компании и исполнителем было эффективное сотрудничество. Перед заключением договора также посетите офис аутсорсинговой фирмы и оцените в каких условиях работают сотрудники. Заключая контракт, договор тщательно обратите внимание на права, обязанности и ответственность, которые берет сторона. Предусмотрительно будет обозначить в договоре конкретные штрафы за нарушение сроков и снижение качества, помогут пункты, прописанные в договоре о неразглашении конфиденциальной информации и ответственность за их нарушения.
2. Выбор аутсорсера - это важный этап, от которого зависит уровень бизнеса. Поэтому нужно обращать внимание на опыт провайдера и его экспертность, от которого зависит, сможет ли максимально эффективно выполнить подрядчик поставленную задачу.

Дальнейшие действия происходят по схеме:

Заказчик обращается в аутсорсинговую компанию, которая назначает менеджера проекта.

Он, в свою очередь, помимо анализа и контроля за работой, а также общением, выполняет следующее:

• отвечает на запросы и обращения;
• формирует команду, которую обучает, организует их бесперебойную работу и необходимые замены;
• ставит задачи и контролирует их выполнение, своевременно устраняет варианты проблем;
• повышает эффективность выполнения работы;
• готовит отчеты о ходе выполнения цели работ заказчика;
• обеспечивает необходимыми ресурсами для выполнения работ, а также безопасные условия и охрану труда;
• отстраняет работников, которые нарушают статьи 76 Трудового кодекса РФ;
• расследует несчастные случаи.

В итоге, аутсорсинг, простыми словами, — это передача надежному опытному исполнителю некоторых функций бизнеса, а также операций компании. Просто при правильном планировании средств и задач можно делать все эффективнее и значительно сэкономить ресурсы, передав выполнение часть функций сторонним компаниям. Чтобы минимизировать все риски, необходимо уделить особое внимание подготовке технического задания и договора сотрудничества. По прогнозам в сфере ИТ-аутсорсинга будет меняться стратегия взаимодействия. Теперь предприятия за помощью в цифровой трансформации бизнеса станут обращаться к провайдерам высокотехнологичных услуг.