Инвойс: что это, виды, отличия от счета-фактуры

Инвойс – официальный документ, используемый для выставления оплаты за услуги, который играет неотъемлемую роль во внешнеэкономической деятельности, поскольку в нем содержится вся информация по сделке, включая реквизиты сторон. Продавец, ведущий международный бизнес, обязан оформить и выставить его покупателю для подтверждения оплаты и, что сделка является законной. Однако документ не проверяет достоверность информации, предоставляемой пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

В Российской Федерации нет аналогов инвойс спецификации. Его часто сравнивают с обычным счетом на оплату. Однако счёт-фактура используется в рамках внутренней торговли для учёта НДС и налогового контроля, в то время как инвойс применяется для международных операций, выполняя несколько другие задачи.

В международной торговле он отличается тем, что в нем помимо обозначения определенного товара и суммы контракта, обязательно детализируются позиции поставки. Он также выступать в качестве товаросопроводительной накладной.

Инвойс нужен для прохождения таможенного контроля и расчёта налогов, пошлин и сборов по данным, что указаны в документе. По нему определяют стоимость товарной партии, которую вносят в декларацию.

Значение инвойса невозможно переоценить:

1. Юридическая значимость: подтверждает правовые отношения между сторонами, перечисляя, что, сколько и кому было продано.


2. Заменяет контракт: Если заказ не превышает 3 млн руб., инвойс может служить заменой внешнеторгового контракта.


3. Необходим для таможни, как основной источник информации о товаре, который пересылается.

Основные цели

1. Таможенный контроль при ввозе или вывозе товаров через границу РФ. Он служит основой стоимости товарной партии, которая вносится в таможенную декларацию.


2. Валютный контроль: используется для контроля за законностью валютных операций.

Если вы получаете деньги от иностранного контрагента, банком проводится проверка законности поступления средств, а документ помогает подтвердить правомерность транзакции. Даже малые международные переводы требуют обоснования — зачем и на чей счёт уходят деньги.

Если сумма сделки не превышает 200 тысяч рублей, то для оформления нужно подать отчет в электронной форме и инвойс.

Если сумма превышает 3 миллиона рублей при переводе или 6 миллионов рублей при получении, помимо инвойса необходимо предоставить и договор. В этом случае специалисты банка регистрируют договор, присваивая ему уникальный номер для контроля крупных транзакций. в ряде случаев для подтверждения платежа требуется предоставить инвойс в банк вместе с платежным поручением.

Классификация

Проформа-инвойс — это документ, который используется на стадии предварительных переговоров между продавцом и покупателем. Среди его целей — собрать все важные данные о товаре или услуге. Его нужно оформлять в случае, когда исполнитель оказывает услугу до утверждения условий, или заказчик вносит предоплату. В предварительном инвойсе указываются количество, характеристики и стоимость товара, но сам документ не является окончательным и юридически обязательным.

Такая форма используется в нескольких случаях. Во-первых, когда сделка ещё не полностью согласована и может быть изменена в зависимости от дальнейших переговоров. Во-вторых, если товар уже частично оплачивается или поставляется бесплатно. Важно, что в нем нет подтверждения оплаты, но указана информация о стоимости.

Кроме того, он может быть использован для товаров для отправки на:

• экспертизу,
• аукцион,
• международную выставку и другие мероприятия.

Проформа-инвойс не включает точные сроки или суммы. Коммерческий счёт составляется только после окончательного согласования всех деталей между сторонами.

Коммерческий инвойс оформляется после завершения поставки.

В нем имеется полная информация: наименование товаров, стоимость, общая сумма. Он играет важную роль в учете расходов и доходов, а также в проведении финансовых операций.

Для экспортеров, которые отправляют продукцию за границу, подготовка инвойса — обязательная часть документации для таможни. В случае международных сделок, это необходимый документ для пересечения государственных границ. В отличие от обычного счета-фактуры, инвойс включает более детализированную информацию, так как товар покидает страну и должна быть проверена его легальность и соответствие всем требованиям.

Коммерческий инвойс должен содержать следующие обязательные данные:

• Описание товаров, включая наименование, стоимость и основные характеристики;
• Условия сделки, которые описывают порядок выполнения обязательств между сторонами, находящимися в разных юрисдикциях;
• Сведения об участниках — конкретном отправителе и получателе, включая их регистрационные и персональные данные.

Как оформлять

Чтобы банк смог принять документ и отправить с транзитного счёта деньги на счёт исполнителя, последний должен знать, как заполнять инвойс. Его заполняет поставщик на бумаге формата А4 (или фирменном бланке) для подтверждения факта сделки и расчёта между сторонами.

Инвойс обычно заполняется на языке заказчика, чаще всего — на английском. Однако для прохождения таможни в России потребуется его версия на русском языке. Поэтому лучше сразу составить документ на двух языках, чтобы избежать задержек. Важно заполнить документ аккуратно, с учётом всех обязательных реквизитов.

Для поставок лучше подготовить не только оригинал, но и пять дополнительных копий. Каждая копия имеет своё предназначение:

• Одна хранится вместе с транспортной документацией.
• Другая помещается в упаковку с грузом.
• Третья отправляется покупателю для подтверждения отгрузки.
• Четвертая остаётся у отправителя для учета и отчетности.
• Пятая и шестая передаются транспортной компании для сопровождения перевозки.

Список основных данных при импорте:

1. Дата и номер документа. Это поможет в дальнейшем отслеживать транзакции и в случае необходимости проводить уточнения.
2. Информация о сторонах сделки. Включает реквизиты экспортера и импортера: контактный телефон, юридический адрес и полное наименование
3. Описание – название, количество, стоимость за каждую единицу, общая стоимость, а также любые другие характеристики.
4. Условия поставки. Согласно стандартам Инкотермс, которые определяют права и обязанности сторон в международной торговле, указываются такие моменты, как место доставки и кто оплачивает пошлины.
5. Цена и валюта. Указывается сумма сделки и валюта, в которой осуществляется расчёт.
6. Банковские реквизиты экспортера, на которые будет перечисляться оплата.
7. Подпись и печать. Инвойс должен быть подписан ответственным лицом, кто его выставляет, и при наличии — заверен печатью организации.

Перед отправкой груза принимающей стороне важно тщательно проверить содержание инвойса.

Примечания по заполнению

Формат. Инвойс оформляется на бланке компании, можно использовать обычный лист бумаги A4, но тогда следует удостовериться, что все обязательные данные присутствуют.

Указание курса валюты. Сумма инвойса должна быть указана в валюте, прописанной в контракте, или с указанием актуального курса конвертации.

Перевод на русский язык. Для России инвойс нужно предоставить на русском языке, поскольку таможня принимает документы только на этом языке.

Примерные требования к товарным поставкам

Чем сложнее или дороже товар, тем более подробным должно быть его описание в инвойсе. Указывается не только стоимость, но и его характеристики, код по ТН ВЭД, страна-производитель, а также цель транспортировки продукции. Важно, чтобы все данные были точными и соответствовали условиям контракта.

Правила и особенности описания

В 2009 году Федеральная налоговая служба опубликовала информационное письмо №ШС-22−3/660@, где описаны общие правила, регулирующие вопросы растаможки, которые служат основанием для подготовки необходимой документации. Правильное описание товаров в инвойсе играет важную роль, так как оно напрямую влияет на скорость прохождения таможни и успешность завершения сделки. Детальное и точное описание всех данных поможет для решения возможных проблем при расчетах и оформлении документов. Если во время составления инвойса включить пункт о подтверждении сделки заказчиком, то потом не придётся составлять акт выполненных работ.

Обязательные данные для использования инвойсов

В накладной необходимо указывать:

1. Наименование — точное название товара, как указано в контракте.
2. Сфера применения — описание того, для чего предназначена продукция.
3. Серийный номер — для идентификации.
4. Материал изготовления.
5. Количество.
6. Описание упаковки товара (вид упаковки, её материалы и особенности).
7. Вес — это особенно важно для расчета транспортных расходов.
8. Количество упаковок, общий объем или занимаемая площадь (для крупногабаритной продукции).
9. Единицы измерения — например, штуки, килограммы, литры и т. д.
10. Стоимость одной единицы и общая стоимость

Описание должно быть точным, необходимо избегать сокращений, а также общих формулировок. Сведения в инвойсе должны совпадать с данными в договоре.

Ошибки могут привести к проблемам с оплатой, а также могут стать причиной:

• Задержки выпуска товара таможней.
• Штраф до 100% от стоимости сделки при валютном контроле.

Специальные требования для отдельных категорий

Для некоторых категорий товаров существует необходимость в детализированном описании, чтобы соответствовать законодательным требованиям:

• Подарки. В описании необходимо указать, что это "Unsolicited gift" (не запрашиваемый подарок), а также предоставить характеристики каждого подарка.
• Часы. Нужно указать стоимость каждой части изделия — корпуса, подвижных элементов, камней и других составных частей.
• Химические вещества. Требуется полное описание для их классификации. Также следует указать, что химические вещества не подлежат контролю в соответствии с нормами TSCA (если это так).
• Изделия из ткани. Указывается процентный состав ткани, тип переплетения нити и предназначение (мужское, женское или детское). Если товар предоставляется как образец, обязательно ставится пометка «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE».
• Биологические образцы. Указывается происхождение образца (человеческое или животное), цель транспортировки (например, для тестирования), способ перевозки (сухой лёд, заморозка) и сроки хранения. Также необходимо приложить копию разрешения на экспорт и его номер.