Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это организация процедур с кадровой документации, которую в дальнейшем необходимо использовать для оформления отношений с работниками. Отдел кадров в организации занимается учетом всей кадровой документации. Если такая ответственность возлагается на работника, в чьи функции не входит кадровое делопроизводство, например, на главного бухгалтера, то следует оформлять соглашение о совмещении. Благодаря правильному ведению кадровых документов работники могут оформлять пенсии, больничные, льготы, пособия и иные выплаты.

Кадровое делопроизводство играет важную роль в работе организации. Оно охватывает много аспектов, связанных с управлением персоналом, и требует внимательного и ответственного отношения со стороны работодателя.

На каждом этапе работы с кадровыми вопросами необходимо действовать в соответствии с законодательными нормами и внутренней политикой компании. При внесении изменений в кадровые документы или оформлении материалов, связанных с трудовыми отношениями, важно обеспечить их правильную обработку и установить нумерацию для обеспечения доступа к ним.

Создаваемые в рамках кадрового делопроизводства документы содержат информацию о сотрудниках, их трудовых отношениях, об обучении и квалификации. Также они могут включать отчеты о выполненных задачах, итоги прошедшего периода и новости, касающиеся кадровой работы. Обработка и хранение таких материалов требует внимания и организационно-технического обеспечения.

Главная цель и назначение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство служит для налаживания эффективной работы с документами, касающихся штата, а также чтобы:

• Оформить трудовые договора и дополнительные соглашения;
• Внедрить систему управления персоналом в соответствии с задачами руководства;
• Вести кадровый учёт, расчет рабочего времени и заработной платы, личные дела на каждого работника, документацию по продвижению кадров, при оформлении, переводе на другую должность или увольнении персонала;
• Разработать необходимые положения:
• О материальной ответственности работников;
• О премировании и иных поощрениях (должны быть прописаны и дисциплинарные взыскания);
• О коммерческой тайне;
• Об отпусках;
• О командировках;
• О структурных подразделениях;
• Регламентировать права и обязанности работника в должностных инструкциях;
• Организовать правовое исполнение требований, направленных на поддержание интересов сотрудников;
• Разрешать конфликтные ситуации в судебных разбирательствах;
• Подготовить перечень обязательных кадровых документов (график отпусков, книга учета движения трудовых книжек, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников);
• Утвердить штатное расписание, определив функции службы персонала и отдельные категории работников: инвалиды, несовершеннолетние, водители, совместители, иностранцы, работники с вредными условиями труда, с разъездным характером работы, на которых распространяется особый режим работы (ст. 57, 101 ТК РФ).

Должности, связанные с компенсациями, льготами или ограничениями, должны соответствовать профстандартам и тарифно-квалификационным справочникам (письмо Минтруда России №14-0/10/в-2253 от 4.04.2016).

Основные направления кадрового делопроизводства

Сотрудники отдела кадров должны:

• Готовить документы для приема на работу:
• Сделать образец заявления;
• Разработать трудовые договора, штатное расписание и должностные инструкции. Кадровик самостоятельно решает нужно ли разрабатывать должностную инструкцию, потому что она не является обязательным документом;
• Оформить кадровые приказы;
• Заполнить трудовые книжки.
• Оформлять и увольнять работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ;
• Составлять локальные нормативные акты. Основная группа документов, входящих в категорию обязательных, может быть затребована при проверках пенсионного фонда РФ, их часто запрашивают органы Федеральной налоговой служба. Она. включает в себя:
• Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• Положение по охране труда (раздел X ТК РФ);
• Положение по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ);
• Кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ);
• Положение о защите персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• Готовить отчётность по страховым взносам;
• Разрабатывать инструкции и правила по охране труда, в том числе журнал по регистрации несчастных случаев на производстве, а также о проведении вводного инструктажа, инструктажа на рабочем месте и инструктажа по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.

Ключевые кадровые документы

Основные кадровые документы являются неотъемлемой частью кадрового делопроизводства и служат основой для управления персоналом в организации. Ниже рассмотрим некоторые из ключевых документов:

• Трудовой договор: Это основной документ, заключаемый между работодателем и сотрудником. В нем указываются условия труда, обязанности и права сторон, срок действия договора и другие существенные условия. Трудовой договор является основой для установления трудовых отношений и должен быть оформлен в письменной форме;
• Приказы о приеме на работу и увольнении: Эти документы оформляются при принятии нового сотрудника на работу и его увольнении. В них указываются дата начала и окончания трудовых отношений, должность, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник, а также другие существенные данные;
• Табель учета рабочего времени: Этот документ используется для учета отработанного времени сотрудников. В нем фиксируется начало и конец рабочего дня, время отдыха и обеденного перерыва. Табель учета рабочего времени служит основой для начисления заработной платы и контроля за соблюдением трудового режима;
• Личное дело сотрудника: В личном деле хранится информация о каждом сотруднике, включая его анкетные данные, копии документов, свидетельствующих о его квалификации и образовании, трудовую книжку, документы, связанные с повышением квалификации и премиями, а также другие документы, относящиеся к его трудовой деятельности;
• Приказы о переводах и назначениях: Эти документы оформляются при переводах сотрудников на другую должность или в другое подразделение организации. В приказе указываются причины перевода, новая должность и другая существенная информация;
• Отзывы о сотруднике: Данные документы содержат оценку профессиональной деятельности сотрудника со стороны руководителей или коллег. Они могут использоваться для принятия решений о повышении, премировании, награждении или увольнении сотрудника;

Это лишь некоторые из основных кадровых документов, которые используются в организациях. Каждый документ имеет свою специфику и выполняет определенные функции, но в целом они служат для правильной организации трудовых отношений и обеспечения эффективного управления персоналом.

Формирование кадрового делопроизводства

Единого шаблона по кадровому делопроизводству нет. В целях делопроизводства с нуля, стоит выполнить несколько пунктов:

• Создание нормативной базы (подробнее изучить основы оформления на работу, предоставления отпуска, права сторон, указанных в трудовом договоре и т.д.);
• Составление списка документов. Можно создать собственные бланки с учетом особенностей конкретной компании, предварительно издав приказ, поскольку есть Постановление государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
• Разработка и утверждение локальных нормативных актов;
• Заполнение регистрационных книг и журналов;
• Создание безопасного хранения для документов;
• Составление календаря для планирования с документами, регулярно обновляемых или утверждаемых.

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства в компании

Ведение кадрового делопроизводства в организации является ответственной задачей, требующей профессиональных навыков и знаний. Чтобы обеспечить эффективное управление кадрами, рекомендуется поручить данную функцию опытному специалисту или создать специализированное подразделение.

Основным ответственным за кадровое делопроизводство в организации может быть:

• Кадровый специалист: Опытный кадровый специалист обладает глубокими знаниями в области трудового законодательства, процедур приема и увольнения сотрудников, а также ведения документации. Он занимается составлением и оформлением кадровых документов, учетом трудовых стажей, подготовкой трудовых книжек и обработкой персональных данных сотрудников;
• Кадровый отдел: В случае большой организации или компании может быть создан отдельный кадровый отдел, состоящий из нескольких специалистов. Они занимаются полным циклом кадрового делопроизводства, включая подбор персонала, прием на работу, трудовые перемещения, увольнения, ведение документации, учет рабочего времени и другие кадровые процессы;
• HR-менеджер: Сотрудник, занимающий позицию HR-менеджера, может отвечать за кадровое делопроизводство в организации. Он обладает широкими компетенциями в области управления персоналом и может не только вести кадровую документацию, но и разрабатывать стратегии управления персоналом, проводить оценку эффективности работы сотрудников и разрабатывать программы обучения и развития.

Важно отметить, что выбор лица или подразделения, ответственного за кадровое делопроизводство, должен определяться в соответствии с потребностями и масштабом организации. В случае малого бизнеса или стартапа, где объем кадровых процессов невелик, один опытный кадровый специалист может справиться с задачей. В то же время, в крупных компаниях более предпочтительным может быть создание специального отдела или назначение HR-менеджера для эффективного управления кадровыми процессами и делопроизводством.

Электронная версия

Сейчас существуют специальные сервисы, чтобы получать новые сведения и упростить делопроизводство. На предприятии внедряют компьютерные программы для электронной системы документооборота, которые отвечают за ведение кадрового учета, чтобы вести отчеты для Росстата. Нужен большой информационный проект, который в работе отдела кадров поможет:

• Делать меньше ошибок по сравнению с документами, составленными вручную;
• Защитить документы электронной системой контроля сервера;
• Быстро находить любую информацию, не нужно искать в архиве среди огромного количества бумаг;
• Экономить средства на хранение, поскольку документы разных категорий должны храниться порядка 5 лет.

Санкции за нарушения

Предприятия обязаны оформлять кадровые процессы по Трудовому Кодексу РФ. При отсутствии или неправильном ведении штатной документации законом установлено наказание в виде административной ответственности. Размер штрафа определен в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц – штраф от 1000 до 5000 руб.;
• Для индивидуальных предпринимателей (ИП) – штраф от 1000 до 5000 тыс. руб. или приостановление деятельности до 90 суток;
• Для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

На основания принятого решения судьи дисквалификация от одного года до трех лет грозит должностному лицу, имеющего административное наказание за повторное аналогичное нарушение трудового законодательства (часть 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Согласно ст. 3.11 КоАП РФ такое лицо не может работать на руководящей должности, входить в состав наблюдательного совета, быть ИП и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.