Бухгалтерский аутсорсинг

Вести бизнес - сложная задача руководителя организации и предпринимателя, занимающая много времени. В таких условиях готовить отчеты, сопровождать бухгалтерию, решать любые проблемы, связанные с регистрацией, ликвидацией и экономией бюджета должны компетентные сторонние компании или одиночный внештатный специалист. В России профессиональный бухгалтерский аутсорсинг появился ориентировочно в начале 2000-х годов, ежегодный рост спроса на эту услугу составляет в среднем 40—50%, количество сделок очень велико. Аудиторские фирмы предлагают в числе прочего, комплексное бухгалтерское обслуживание, которое включает налоговое сопровождение, оформление банковской гарантии и восстановление учета, которые могут стать частью пакета услуг аутсорсера. Между заказчиком и аутсорсером заключается договор возмездного оказания услуг, их взаимоотношения регулируются гражданским законодательством. Для сданной отчетности проще и дешевле пользоваться бухгалтерским сервисом. Заказчику не придется самостоятельно подготавливать документы или ездить в инстанции для сдачи отчетности. Проще заключить договор с аутсорсинговой фирмой, которая оказывает услуги в сфере бухгалтерского учета, имеет большой стаж работы и проводит обучающие курсы на постоянной основе, а также знает, что делать, когда и как отчитываться, как оптимизировать налогообложение и избежать лишнего внимания со стороны ФНС. Внешний аудит проводится в полном соответствии с действующим законодательством РФ.

Вести бизнес - сложная задача руководителя организации и предпринимателя, занимающая много времени. В таких условиях готовить отчеты, сопровождать бухгалтерию, решать любые проблемы, связанные с регистрацией, ликвидацией и экономией бюджета должны компетентные сторонние компании или одиночный внештатный специалист. В России профессиональный бухгалтерский аутсорсинг появился ориентировочно в начале 2000-х годов, ежегодный рост спроса на эту услугу составляет в среднем 40—50%, количество сделок очень велико. Аудиторские фирмы предлагают в числе прочего, комплексное бухгалтерское обслуживание, которое включает налоговое сопровождение, оформление банковской гарантии и восстановление учета, которые могут стать частью пакета услуг аутсорсера. Между заказчиком и аутсорсером заключается договор возмездного оказания услуг, их взаимоотношения регулируются гражданским законодательством. Для сданной отчетности проще и дешевле пользоваться бухгалтерским сервисом. Заказчику не придется самостоятельно подготавливать документы или ездить в инстанции для сдачи отчетности. Проще заключить договор с аутсорсинговой фирмой, которая оказывает услуги в сфере бухгалтерского учета, имеет большой стаж работы и проводит обучающие курсы на постоянной основе, а также знает, что делать, когда и как отчитываться, как оптимизировать налогообложение и избежать лишнего внимания со стороны ФНС. Внешний аудит проводится в полном соответствии с действующим законодательством РФ.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг означает полную или частичную передачу учетной функции профессиональной бухгалтерской компании с грамотно спроектированными, автоматизированными учетными и бизнес-процессами, программным обеспечением, людьми, обученными четким регламентам и стандартам. Крупные предприятия нанимают несколько бухгалтеров, у небольших компаний нет такой возможности, они смогут справиться своими силами или заказать удаленное ведение отчетности.

Бухгалтерский аутсорсинг подходит, когда:

• начальный этап развития бизнеса для подготовки сильной базы;
• бухгалтерский учет в небольшой компании: аутсорсинг дешевле вакансии бухгалтера;
• нужна профессиональная правовая помощь из-за проблем с отчетностью.

Для ИП в ОСНО (общая система налогообложения) - базовый режим функций по УСН обычно входят расчет налогов, составление отчетности, ведение документации, подготовка нулевой декларации. Это позволяет экономить деньги по налогу на прибыль. Например, сервис Эльба помогает без ошибок заполнить и отправить документы, напоминает о сроках сдачи отчётности, информирует о важных изменениях в законодательстве.

Чаще всего аутсорсинг бухгалтерии нужен из-за:

• отсутствия бухгалтера на работе в отчетный период;
• наложения штрафа или блокирования расчетного счета компании налоговой инспекцией из-за бухгалтерии;
• жалоб на бухгалтерию сотрудников или подрядчиков;
• мошенничестве бухгалтера.

Бухгалтерским аутсорсингом пользуются для снижения текущих расходов на бухгалтерию и получения доступа к новым технологиям, а компании с несколькими учредителями или наемным менеджментом для сохранения независимости бухгалтерской службы, исключения сговора с бухгалтерией, обеспечения равного доступа к финансовой информации. Однако, компании и индивидуальные предприниматели (ИП), скрывающие свои доходы и уходящие от налогов не будут предоставлять сторонним организациям доступ к финансовой информации.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Возможны разные комбинации бухгалтерского аутсорсинга:

• Бухгалтерское консультирование с экспертной поддержкой после запроса, либо дополнительной постоянной поддержкой.
• Полный аутсорсинг с ведением бухгалтерии в компании аутсорсером.
• Выборочный аутсорсинг с передачей трудозатратных задач.
• Управление бухгалтерией главным бухгалтером-аутсорсером и штатными сотрудниками для выполнения простых учетных функций.

Помимо ведения налогового и бухучета разовые бухгалтерские услуги могут включать кадровый учет, юридический консалтинг, подготовку к налоговым проверкам, помогут провести оптимизацию налогов и заменить учетную систему.

Выбор бухгалтерского аутсорсинга зависит от финансовых возможностей и специфики деятельности компании.

Полный аутсорсинг

Если выбрать этот вариант, то можно заменить штатного главбуха и даже целую бухгалтерию. Он состоит из ведения налогового и бухгалтерского учета, расчета и начисления зарплаты, сбора первичных документов, подготовки платежек, сдачи отчетов.

Смежные услуги бухгалтерских фирм нужны, чтобы:

• подготовить управленческую отчетность;
• оптимизировать налогообложение;
• обеспечить юридическое сопровождение;
• доработать или заменить учетные системы;
• интегрировать разные системы;
• внедрить электронный документооборот (ЭДО);
• создать 1С.

Выборочный аутсорсинг

Проведение отдельных направлений аутсорсинга выгодно для главного бухгалтера, который может передать часть своих обязанностей, чтобы повысить эффективность учетных процессов, не нанимая и не обучая новых сотрудников, а также для:

• решения стратегических задач;
• использования готовых технологических решений;
• ведения сложных участков бухгалтерии;
• профессиональной консультации.

Самыми популярными участками, передаваемыми на выборочный аутсорсинг, являются:

• заработная плата каждого сотрудника;
• социальные и иные выплаты работников;
• обязательные платежи (налоги, взносы во внебюджетные фонды и другие);
• платежи за аренду;
• кассовые операции;
• компенсация больничных и декретных пособий;
• документы для декларации на возмещение НДС;
• первичные документы контрагентов.

Как работает главный бухгалтер на аутсорсинге

Главный бухгалтер-аутсорсер востребован компаниями малого бизнеса для решения проблем штатной бухгалтерии, когда необходимо:

• контролировать качество;
• документировать учетные процессы;
• квалифицированно управлять учетными процессами;
• автоматизировать процессы работы.

Бухгалтерский аутсорсинг возможен в разных комбинациях не только в смысле перечня услуг, но и в организации работы бухгалтеров. Если в маленьких бухфирмах главбух в одном лице выполняет все виды работ, то в крупных бухгалтерских компаниях существует разделение труда, что дает массу преимуществ: за каждый участок отвечает профильный специалист, имеющий не только актуальные знания и релевантный опыт, но и достаточно ресурсов, чтобы сделать работу вовремя и хорошо. Ничто не ускользает от внимания, функции не дублируются. Такой конвейерный подход позволяет получить стабильное качество на всех этапах, сильно удешевляя стоимость услуги (поскольку менее квалифицированная работа не делается силами дорогостоящих главбухов). Аутсорсинг по ведению бухгалтерского учета командой бухгалтеров с разделением труда для моделирования бухгалтерского обслуживания в офисе клиента. Это удобно, когда специалист с удаленным доступом к бухгалтерской базе быстро обрабатывает "первичку", чем передача в бухгалтерию множества необработанных документов.

Бухгалтерское консультирование

Экспертная поддержка бизнеса по бухгалтерскому учету, налогам, валютному контролю, трудовому праву является важной составляющей бухгалтерского аутсорсинга. Информирование клиентов о важных изменениях в законодательстве, материалы с оцифровкой налоговых и бизнес-рисков, с экспертными выводами, с предложением решений проблем. Устное консультирование не должно иметь лимит по времени. Важно подробнее знать об ограничениях провайдера бухгалтерских услуг в объеме экспертной поддержки.

Кто подписывает отчетность при аутсорсинге?

Генеральные директора рассматривают бухгалтерский аутсорсинг, как способ снять с себя ответственность за ведение учета. Считается, что, если налоговую отчетность подписывает по доверенности генеральный директор бухфирмы, клиент уже ни за что не отвечает. На самом деле это иллюзия. За ведение учета всегда отвечает генеральный директор юридического лица. Бухфирмой удаленно оформляется электронно-цифровая подпись клиента. Независимо от того, кем ведется налоговый и бухгалтерский учет – штатным бухгалтером, фрилансером или бухгалтерской компанией – руководство должно осознать, что ответственность за формирование, обеспечение средств внутреннего контроля и качество учета лежит на генеральном директоре юридического лица.

Плюсы и минусы

Основные плюсы аутсорсинга — экономия затрат и возможность работать с командой высококвалифицированными экспертов, на содержание которых в штате нет средств. Клиент в любой момент может обратиться к стороннему аудитору, чтобы проверить, насколько грамотно ведется учет и представляется отчетность в контролирующие органы. Узкоспециализированные профессионалы бухгалтерского аутсорсинга предоставляют оперативное решение внезапно возникших проблем. Возможность платить за выполненные конкретные услуги, а не за полный рабочий день штатного специалиста. Бухгалтерский аутсорсинг выбирают клиенты, которые не хотят оплачивать налоги, взносы, отпуск, выходные пособия, обучение, а также оборудование рабочего места и специализированное ПО. Поскольку заключен юридический договор, то с бухфирмы можно потребовать возместить материальный ущерб в рамках Гражданского кодекса. Помимо этого, профессиональная ответственность бухгалтерской компании застрахована от рисков на приличную сумму. Поэтому бухгалтерский аутсорсинг имеет преимущество перед штатным бухгалтером.

Минусы бухгалтерского аутсорсинга:

• Вероятность убытков в связи с низкой квалификацией. Проблему решит заключение договора с аутсорсером на полное ведение бухгалтерии, но компания все равно не освобождается от налоговой, административной, гражданской и даже уголовной ответственности. страхование рисков — это главный показатель надежной команды. С одиночного фрилансера спросить сложно, важно про ответственность прописать в договоре.
• Риск утечки коммерческой тайны, конфиденциальной информации и других данных через третьих лиц, поэтому нужен аутсорсер с хорошей репутацией.
• Риски по репутации, важно корректность общения, чтобы не испортились отношения из-за возможных ошибок в процессе работы. Чтобы не попадать в неприятные ситуации и не портить себе репутацию, аутсорсинговые компании сразу набирают сильные кадры и налаживают многоуровневую систему внутреннего контроля.
• Оплата дополнительных услуг. За оказанные функции аутсорсера, сверх указанных в договоре или обязанности штатного сотрудника - сверх указанных в должностной инструкции необходима дополнительная плата.
• После расторжения договора могут возникнуть проблемы с передачей базы данных. Поэтому нужно прописать в договоре порядок действий при прекращении сотрудничества.
• Контролировать результаты можно только после предоставления доступа к базам, программам и аналитике.