Ведение кадрового делопроизводства

Правила ведения кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство в компании представляет собой систематический процесс, обеспечивающий документальное сопровождение всех этапов трудовых отношений. Оно включает подготовку и ведение внутренних документов, регулирование приема, перемещения и увольнения работников, а также полный учет персонала.

Кадровый учет выполняет ряд ключевых задач:

• обеспечивает фиксацию каждого этапа работы сотрудника, минимизируя риски нарушения трудового законодательства
• позволяет анализировать кадровую потребность организации и своевременно планировать подбор персонала
• гарантирует правильное начисление заработной платы и иных обязательных выплат
• дает работодателю достоверные и актуальные сведения о составе персонала
• помогает выявить потребности сотрудников в повышении квалификации и подобрать эффективные программы обучения
• формирует пакет документов для проверяющих органов, таких как государственная инспекция труда, подтверждая соблюдение всех норм и требований.

Грамотно организованный кадровый документооборот обеспечивает государственные структуры необходимыми данными для начисления страховых взносов, ведения пенсионного и воинского учета.

Нарушения трудового законодательства могут повлечь серьезные санкции — от административных штрафов до уголовной ответственности. Так, отсутствие трудового договора грозит компании штрафом до 100 тыс. рублей, а работодателю-предпринимателю — до 10 тыс. рублей. Использование неофициальных схем оплаты труда может обернуться штрафами до 500 тыс. рублей или наказанием вплоть до лишения свободы сроком до двух лет.

Поэтому организация кадрового делопроизводства должна строиться на строгом соблюдении норм Трудового кодекса РФ и других обязательных нормативных документов. Глубокие знания правил кадрового учета и своевременное документальное сопровождение помогают компании избежать рисков и выстраивать надежную систему работы с персоналом.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Ведение кадрового делопроизводства не требуется только индивидуальным предпринимателям, которые работают без сотрудников. В остальных случаях организация обязана обеспечить корректный кадровый учет. В малых компаниях ведение КДП может быть возложено на бухгалтера или самого руководителя, однако при расширении бизнеса и росте численности штата необходим отдельный специалист или полноценный отдел кадров.

Существует рекомендованная норма численности кадровых работников:

• до 100 сотрудников — достаточно одного специалиста по кадрам
• от 100 до 500 — требуется уже 3–4 специалистов
• свыше 500 сотрудников — как правило, 7–10 работников кадровой службы.

Специалист по кадровому делопроизводству должен владеть основами КДП и чётко понимать, какие документы составляются на каждом этапе трудовых отношений, сроки их хранения, порядок подписания и уничтожения. Не менее важно знать, какие документы имеют юридическую силу при проверках или могут быть использованы как доказательства в суде при возникновении трудовых споров.

Также необходимы компетенции в сфере делопроизводства и архивного хранения документов, понимание работы с персональными данными, а также навыки использования специализированных информационных систем и баз данных. Правильно подготовленные и оформленные документы — основа законного и безопасного кадрового учета в любой организации.

С чего начать кадровое делопроизводство в новой организации

Трудовой кодекс РФ устанавливает перечень кадровых документов, которые обязательны для всех работодателей и нередко становятся предметом проверки со стороны контролирующих органов. К основным документам относятся:

• трудовые книжки
• приказы о приеме работников
• штатное расписание
• распоряжения о предоставлении отпусков
• локальные акты о защите и обработке персональных данных, а также согласия сотрудников
• личные карточки сотрудников
• трудовые договоры и дополнительные соглашения
• положения о премировании и системах оплаты труда
• приказы об увольнении
• приказы о направлении в командировки
• направления на медосмотр
• приказы и договоры о переводе на другую должность
• документы по охране труда, включая журналы инструктажей и учета мероприятий.

Этот комплекс обеспечивает корректное оформление трудовых отношений и внутренний порядок в компании.

Чтобы запустить кадровое делопроизводство с нуля, необходимо:

• сформировать перечень обязательных документов и установить формы для их ведения
• разработать инструкцию по делопроизводству, регламентирующую порядок обращения с кадровыми документами
• провести аудит уже существующей документации, если она была создана ранее
• убедиться в правильности указания реквизитов работодателя, сверив данные с выпиской из ЕГРЮЛ и Уставом.

Для удобства рекомендуется подготовить три списка:

• документы, которые необходимо разработать впервые
• документы, требующие исправлений
• документы, нуждающиеся в полном переоформлении.

Такая последовательность действий позволит выстроить надежную систему кадрового учета и избежать ошибок в будущем.

Список основных нормативно-правовых актов, регулирующих кадровое делопроизводство

Для корректного ведения кадровой документации организация должна руководствоваться действующими правовыми нормами и стандартами. К ключевым документам относятся следующие:

Унифицированные формы первичных документов:

• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, регулирующее использование унифицированных форм учета труда и его оплаты.

Единые требования к оформлению документации:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (в редакции от 14.05.2018).

Правила архивного хранения кадровых документов:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, которым утвержден перечень типовых управленческих архивных документов с установленными сроками хранения (зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 № 57449).

Нормативные акты по ведению воинского учета сотрудников:

• Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719;
• Инструкция по воинскому учету, утвержденная Приказом Минобороны РФ от 22.11.2021 № 700;
• Методические рекомендации Минобороны по организации воинского учета в организациях от 11.07.2017.

Эти документы образуют основу правильного кадрового документооборота, обеспечивая соблюдение трудовых норм, стандартов оформления и правил хранения сведений о работниках.

Внедрение электронного кадрового документооборота

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это комплекс процессов по созданию, подписанию, передаче и хранению кадровых документов в цифровом формате, который позволяет полностью отказаться от бумажных копий. Электронные документы охватывают все этапы взаимодействия работодателя с сотрудником или кандидатом на должность.

Использование КЭДО значительно оптимизирует управление персоналом: сокращается время на оформление документов, повышается прозрачность всех кадровых процедур, от приема на работу до увольнения. Электронная подпись гарантирует подлинность документов и усиливает защиту данных, предотвращая возможные нарушения и утечки. Все операции по ведению и архивированию кадровых документов выполняются в единой информационной среде, что исключает ошибки и дублирование сведений.

Для успешного перехода на электронный формат важно подготовить сотрудников. Разработка инструкций и внутренних регламентов, обучение и регулярные консультации позволяют сотрудникам быстрее освоить цифровые инструменты и эффективно участвовать в процессах КЭДО.

Электронный кадровый документооборот — это не только повышение скорости и качества обработки данных, но и современный подход к управлению человеческими ресурсами, который повышает конкурентоспособность бизнеса.

Организация вправе самостоятельно выбрать систему для электронного документооборота. На рынке широко распространены такие решения, как СБИС, EmpleDocs, Directum HR Pro, Контур КЭДО и другие.

Переход на КЭДО оформляется приказом или распоряжением работодателя. В документе необходимо указать дату начала работы в электронном формате, сроки обучения сотрудников и перечень ответственных лиц, которым предоставляется доступ к системе. Все участники процессов должны быть ознакомлены с приказом под подпись.

Грамотное ведение кадрового делопроизводства помогает компании эффективно организовать работу сотрудников, правильно оформлять обязанности, график и отчеты, обеспечивать корректный расчет зарплаты и учет персонала. Это позволяет получить актуальные сведения о количестве сотрудников, наличии документов и состоянии движения кадров, а также минимизировать риски нарушений трудового законодательства. Ведение кадрового учета — ключевой шаг к прозрачной и безопасной деятельности предприятия.