Должностная инструкция - как правильно составить?

Для эффективной деятельности, занимая должность сотруднику нужны четкие и понятные разъяснения обязанностей и прав. Требования трудового законодательства не обязывают работодателя утверждать должностные инструкции, однако иметь такие документы локальных нормативных актов полезно, в том числе, чтобы правомерно отказать не подходящему кандидату в приеме на работу

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, который указывает на обязанности и ответственности сотрудника на конкретной должности. Она является основным руководством для сотрудников, описывая детали и процедуры работы, требуемые навыки и квалификацию. Типовая инструкция— это документ, который определяет обязанности в пределах компетенции профессии, в соответствии с занимаемой должностью, ответственностью, требованиями и формами поощрения. Согласно требований письма Роструда от 9 августа 2007 г. №3042-6-0 должностные инструкции, имеющееся в штатном расписании имеет смысл разрабатывать, в том числе и на вакантную должность. Сотрудники кадровой службы должны самостоятельно разработать и определить структуру текста, потом утвердить, то есть правильно оформить документ, поставить подпись руководителя. После составления и утверждения с должностной инструкцией следует ознакомить работника, принимаемого на должность, который должен подписывать лист ознакомления, поэтому претензий с его стороны не должно быть. Обязанности, включенные в трудовой договор, в виде приложения к нему, это предмет согласования между работником и работодателем. Должностная инструкция также указывает требования к квалификации и опыту сотрудника. Размер платы, услуги и возможные повышения указываются в соответствии с официальной отчетностью и юридическими причинами.

Должностная инструкция также определяет полномочия и функционал сотрудника, включая социальные сети, разработку программного обеспечения и работу с бюджетными организациями.

Изучение и понимание должностной инструкции помогает избежать ошибок и обеспечить соблюдение профстандартов и требований российских государственных органов. Инструкцию составляют в трех экземплярах, один экземпляр остается у работника, два -в организации (отдел кадров и делопроизводство). Должностные инструкции охватывают деятельность всего предприятия, распределяя ответственность, принимая во внимание специфику должности. Проверки составления конкретной инструкции должен делать помощник юриста. Руководство процесса по обеспечению любого работника инструкциями находится у начальника кадровой службы или у главного специалиста.

Как сделать должностную инструкцию

Документ составляют в обязательном порядке только госорганы — муниципальные управления, федеральные и региональные министерства и ведомства, полиция, определенных действующим законодательством в соответствии с требованиями ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79- ФЗ. В качестве примера при написании пунктов можно использовать письмо Роструда от 31.10.2007 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников», налоговый кодекс и единый справочник, который утвержден постановлением Минтруда России и содержит новые специальности, правила, образцы и сведения различных должностей руководителей, специалистов и служащих.

При подготовке должностных инструкций установлены общие рекомендации.

• Составить необходимо с учетом требований и нормативов, а также задач и функций учреждения, указанных в уставных документах и на основании внутреннего регламента.
• Распределить обязанности, чтобы сложные операции были закреплены за квалифицированными работниками.
• Наделить каждого работника правами, чтобы успешно выполнить возложенные обязанности.
• Закрепить за работником непосредственного начальника. Из-за нескольких руководителей снижается работоспособность.

Как правило, в должностной инструкции пять разделов:

1. Общие положения:

• наименование должности работника;
• название компании либо структурного подразделения
• условия зарплаты, материальной выгоды, налоги;
• замещение из-за отпуска, командировки, болезни и т д.;
• список персональных документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в профессиональной деятельности.

2. Основные задачи:

• выполняемые работниками;
• решающие поставленные цели.

3. Права:

• для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

• из-за невыполнения обязанностей по должности;
• за действия подчиненных.

5. Требования к работнику:

Прописать квалификационные требования к должности: уровень образования, необходимый стаж работы и иные характеристики.

В должностную инструкцию может быть включена система наказаний за нарушение обязательств, а также раздел, который регулирует производственные контакты и этические нормы общения, а также взаимодействие между сотрудниками отделов на производстве. На практике полезно написать режим рабочего дня, полный перечень мероприятий, сроки исполнения и ответственных лиц. Порядок внесения изменений зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий, связанных с трудовым договором или нет. Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Однако удобнее пользоваться инструкцией именно в виде отдельного документа.

Зачем нужна должностная инструкция

Правильно составленные должностные инструкции дают возможность эффективно управлять персоналом, имеет право требовать от работника исполнения обязанностей, доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника, разрешать конфликты при увольнении. Например, в суд признал правомерным отказ работодателя в приеме на работу кандидату, который не соответствовал должностной инструкции. Если сотрудник уволится, то новый человек сможет работать по той же инструкции.

Должностная инструкция поможет устранить ошибки, найти решение и получить самые быстрые ответы на рабочие вопросы. Например, может ли главный бухгалтер заменять генерального директора в коммерческой организации? Можно ли сотрудников, работающих только на ПК и использующих оргтехнику, освободить от первичного инструктажа на рабочем месте и от обучения по охране труда?

Благодаря должностной инструкции оцениваются результаты деятельности работника, проводится обоснованный отбор кандидатов во время устройства на вакантные должности; должностная инструкция содержит важную информацию для оценки результатов трудовой деятельности и ожидаемых действий по организации работы.

Это документ регулирующий списание материалов, износ, амортизацию средств и другие расходы на использование продукции.

Должностные инструкции должны быть хорошо продуманны и серьезно составлены для выполнения основных функций: организовать эффективную работу и помочь решить правовые и экономические споры.

Система штрафов за некачественную работу — порядок дисциплинарных взысканий, снижения или отмены премий, сокращения социальных гарантий и льгот.